Než skartujete fakturu, raději měřte dvakrát

Podnikatelé, ať už fyzické nebo právnické osoby, mají povinnost vést účetnictví. Vést učetnictví ale také pro podnikatele znamená příslušné doklady archivovat a po vypršení skartačních lhůt je také řádně skartovat. Archivační a skartovací povinnost se však zdaleka netýká jen účetních dokladů. Povinnosti podnikatelů jsou v této oblasti neuvěřitelně široké. Navíc jsou roztroušené v mnoha právních předpisech. Do důsledků vzato, může být podnikatel popotahován i za neuschované neplatné ceníky.

Celý proces archivace a skartace firemních dokumentů se dá zjednodušeně shrnout do tří kroků:

1. úschova dokladů u podnikatele, a to po zákonem (respektive několika zákony) stanovené lhůty (tzv. skartační lhůty dokumentů)
2. výběr dokumentů ke skartaci
3. splnění povinností ve vztahu ke státnímu archivu – v případě podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, třídění dokumentů na ty určené k trvalé archivace a na dokumenty určené ke skartaci
4. skartace dokumentů a uložení příslušných dokumentů v archivu

Doba archivace nejdůležitějších dokumentů

Doba archivace především účetních dokumentů a dokumentů z oblasti personalistiky se řídí několika zákony. A také se dokument od dokumentu liší. Lhůty se počítají vždy od 1. dne roku následujícího ten, kterého se dokumenty týkají. Případně vždy od 1. dne po konci účetního období, kterého se dokumenty týkají.

Skartační lhůty (tedy doba, za kterou může být dokument skartován) podle paragrafu 31 Zákona číslo 563/1991 Sb., o účetnictví:

• účetní uzávěrka, výroční zpráva – 10 let
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví – 5 let

Skartační lhůty podle paragrafu 35a) Zákona číslo 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení:

• Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění - 30 let
• stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
• obchodní společnost: seznam společníků a členů statutárních orgánů, dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce, včetně přehledu o tom, kdy společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let a 3 roky poté, co bylo dlužné pojistné zaplaceno

Skartační lhůty podle paragrafu 27 Zákona číslo 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty:

• plátce DPH je povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně minimálně 10 let od konce zdaňovacího období

Skartovat dokumenty může podnikatel nejdříve po uplynutí řádných skartačních lhůt, které není možné zkracovat. Nebo v případě zániku podnikatelského subjektu, pokud nepřecházejí na nastupující organizaci (třeba při sloučení společností). Dokumenty, které hrají roli například v nějakém soudním řízení apod., je samozřejmě možné skartovat až ve chvíli definitivního uzavření případu.

Povinnosti podnikatelů nezapsaných v obchodním rejstříku končí skartací dokumentů. U podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku však musí samotné skartaci předcházet jednání se státním archivem a výběr archiválií z podnikatelských dokumentů, určených k trvalému uložení.

Podnikatelé, hlídejte si dokumenty ve firmě

Zákon neukládá soukromoprávním subjektům povinnost vést spisovou službu. Je však v zájmu podnikatele, aby ve své firmě zajistil odbornou správu dokumentů a jejich bezproblémový oběh. Pro oběh dokumentů ve firmě může vypracovat například interní směrnici. V ní může stanovit přesná práva a povinnosti kompetentních pracovníků ve firmě, kteří přicházejí s firemními dokumenty do styku. Podnikatel by si také měl zpracovat archivní a skartační řád. Tedy pravidla, jak ukládat dokumenty ve firmě a jak je likvidovat

Povinnost podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku ke státnímu archivu

Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku mají dále povinnost podle Přílohy číslo 1 Zákona číslo 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, archivovat především následující dokumenty a posléze z nich umožnit výběr archiválií. Tedy dokumentů, které budou trvale uloženy nejlépe v příslušném oblastním archivu.

1. Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu: zakladatelské dokumenty, organizační řády, jednací řády, dokumenty o změnách podnikatelského subjektu, rozhodnutí o změně právní formy, sloučení rozdělení, rozhodnutí o zrušení, likvidaci a zániku právního subjektu, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku
2. Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu, notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy a zprávy o auditu
3. Dokumenty o majetku či ochranných známkách
4. Finanční dokumenty, účetní záznamy a statistiky
5. Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu jako jsou katalogy zboží s ceníky nebo publikace vydané podnikatelským subjektem
6. Výrobní program a jeho změny, uplatnění výrobků na domácím a zahraničních trzích
7. Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech, kolektivní smlouvy

Zvolit k uložení archiválií státní oblastní archiv je pro podnikatele nejjednodušší. Pokud archiválie archivu daruje, ztrácí vlastnická práva, pokud je pouze deponuje, neztrácí práva vlastníka. Může sice uložit dokumenty sám, ale musel by získat akreditaci Ministerstva vnitra pro soukromý archiv a řídit se příslušnými pravidly. Případně archiválie může uložit mimo státní či soukromý archiv, ale je za ně nadále zodpovědný.

Před skartací do archivu

Po uplynutí lhůty, kdy je nutné dokumenty uchovávat ve firmě, nebo při zániku podnikatelského subjektu zapsaného v obchodním rejstříku přichází v úvahu jejich skartace. Předtím však musí podnikatel nabídnout oblastnímu archivu k archivaci ty dokumenty, které mají trvalou hodnotu. Ve věci tzv. skartačního řízení (případně i mimo skartační řízení) může samozřejmě podnikatel požádat příslušný oblastní archiv o pomoc a odbornou radu.

Skartační znak = značka, podle které se určuje, jak se po uplynutí skartační lhůty s dokumentem naloží.

Užívá se znak:

• A (archiv) pro dokument s trvalou hodnotou, který je určený k uložení do archivu
• S (stoupa) pro dokument určený ke skartaci
• V (výběr) pro dokument, který bude po posouzení teprve zařazen do kategorie A nebo S

„Podnikatel zpracuje skartační návrh tak, že vytvoří soupis dokumentů, které chce zničit, poté připojí průvodní dopis a pošle jej příslušnému státnímu archivu,” popisuje pro business server Podnikatel.cz postup předcházející samotné skartaci dokumentů Vítězslav Lisec, zástupce ředitele Státního oblastního archivu v Litoměřicích. Podnikatel označí dokumenty skartačními znaky a státní archiv následně vybere archiválie a vypracuje o tomto kroku protokol. Jeho součástí je povolení zničit dokumenty, které nemají trvalou hodnotu a uplynula u nich skartační lhůta. „Výběr archiválií se provádí z dokumentů, které mají společnosti zapsané v obchodním rejstříku povinnost uchovávat trvale a umožnit z nich státnímu archivu výběr archiválií nejpozději při likvidaci těchto společností,” upřesňuje Lisec.

Příklady dokumentů a jejich skartačních znaků včetně skartační lhůty

Zdroj: Archivace a skartace v obchodně – podnikatelské praxi, Hospodářská komora České republiky, Odbor Informačních míst pro podnikatele, 2005, s. 19 an.